Il mercato del noleggio delle stampanti multifunzione
Nel contesto aziendale contemporaneo, la gestione efficiente delle risorse tecnologiche rappresenta un fattore cruciale per mantenere competitività e produttività. Tra queste risorse, le stampanti multifunzione occupano un ruolo centrale nella quotidianità operativa di qualsiasi organizzazione, dalle piccole attività commerciali alle strutture ricettive, dagli studi professionali alle imprese manifatturiere locali.
Il mercato del noleggio delle apparecchiature per ufficio, in particolare delle stampanti multifunzione, ha registrato una crescita significativa negli ultimi anni. Secondo recenti analisi di settore, il mercato globale del noleggio di stampanti è valutato a circa 7,5 miliardi di dollari e si prevede che raggiungerà i 10 miliardi entro il 2026, con un tasso di crescita del 6,8%.
In Italia, questa tendenza è confermata: nel 2023 i contratti di noleggio sono aumentati del 12%, segno che sempre più aziende scelgono questa formula per flessibilità finanziaria, aggiornamento tecnologico e riduzione dei costi operativi.
La formula del noleggio consente infatti alle aziende di accedere a tecnologie all’avanguardia senza sostenere ingenti investimenti iniziali, trasformando una spesa capitale in un costo operativo prevedibile.
In questo articolo, analizzeremo in dettaglio tutti i vantaggi del noleggio di stampanti multifunzione per le aziende, esploreremo gli aspetti economici e finanziari, approfondiremo i benefici in termini di efficienza e produttività, e forniremo una guida completa per aiutare le organizzazioni a scegliere la soluzione più adatta alle proprie necessità.
Vantaggi economici e finanziari del noleggio
📈 Trasformazione da spesa capitale a costo operativo
Uno dei principali vantaggi del noleggio di stampanti multifunzione è la trasformazione di un investimento iniziale in un costo operativo prevedibile.
Questo offre numerosi benefici:
✅ Liberazione di capitale: le risorse finanziarie possono essere investite in attività strategiche invece di essere immobilizzate nell’acquisto.
✅ Maggiore prevedibilità: i canoni di noleggio sono fissi, facilitando la pianificazione finanziaria.
✅ Benefici fiscali: i canoni sono deducibili come costi operativi, migliorando la gestione fiscale.
✅ Miglioramento degli indici di bilancio: il noleggio non incide sullo stato patrimoniale, favorendo il ROI e il ROA.
Per una piccola impresa con un fatturato di 300-400 mila euro, la differenza tra spendere 10.000€ in un’unica soluzione o distribuire la spesa in canoni mensili da 100-200€ può avere un impatto notevole sulla liquidità.
Secondo Deloitte, le aziende che scelgono il noleggio di attrezzature IT hanno in media un 15% di liquidità in più rispetto a chi opta per l’acquisto.
🏢 Riduzione dei costi nascosti
L’acquisto di una stampante multifunzione comporta numerosi costi nascosti:
❌ Manutenzione: riparazioni e pezzi di ricambio possono incidere sul costo totale di possesso.
❌ Materiali di consumo: toner, carta e altri materiali rappresentano una spesa continua che nel tempo può superare il valore dell’apparecchio stesso.
❌ Consumi energetici: le stampanti più datate tendono ad essere meno efficienti dal punto di vista energetico, comportando bollette più elevate.
❌ Smaltimento: al termine del ciclo di vita, lo smaltimento delle apparecchiature elettroniche deve seguire normative specifiche, comportando ulteriori spese.
Con il noleggio, molti di questi costi sono già inclusi nel canone.
Uno studio condotto da Gartner ha evidenziato come il costo totale di possesso di una stampante multifunzione possa essere ridotto fino al 30% optando per soluzioni di noleggio all-inclusive rispetto all’acquisto diretto.
🔄 La formula “costo copia”: trasparenza e controllo dei costi
Una delle soluzioni più apprezzate dalle aziende è il contratto di noleggio con formula “costo copia”, che include:
✔️ Materiali di consumo: toner e, talvolta, anche la carta.
✔️ Manutenzione e assistenza: supporto tecnico e riparazioni.
✔️ Costo copia predefinito: paghi solo per ciò che stampi.
Questa formula offre importanti vantaggi per le aziende:
✔️ Eliminazione dei costi imprevisti: Nessuna sorpresa legata a guasti o sostituzione di componenti
✔️ Gestione semplificata: Un unico fornitore e un unico contratto per tutti gli aspetti legati alla stampa
✔️ Ottimizzazione fiscale: Completa deducibilità di tutti i costi correlati
🌟 Protezione dall’obsolescenza tecnologica
La tecnologia nel settore delle stampanti evolve rapidamente, con nuovi modelli che offrono prestazioni migliori, maggiore efficienza energetica e funzionalità avanzate. L’acquisto di una stampante multifunzione espone l’azienda al rischio di obsolescenza tecnologica:
⏳ Deprezzamento rapido: Le apparecchiature IT si deprezzano molto velocemente, perdendo fino al 60% del loro valore nei primi due anni.
⚙️ Prestazioni ridotte nel tempo:Con l’evoluzione del software aziendale, le stampanti meno recenti potrebbero non supportare tutte le funzionalità necessarie.
💧 Maggiori costi operativi: I modelli più datati tendono ad avere costi operativi più elevati in termini di consumo energetico e materiali.
Il noleggio consente invece di aggiornare regolarmente le apparecchiature, solitamente ogni 3-5 anni, garantendo l’accesso alle tecnologie più recenti senza costi aggiuntivi.
Secondo International Data Corporation (IDC), un’azienda di analisi e ricerca di mercato specializzata nel settore tecnologico e informatico. le aziende che aggiornano periodicamente il loro parco macchine registrano un incremento della produttività fino al 20% e una riduzione dei tempi di inattività del 40%.
💪 Flessibilità e scalabilità per le esigenze aziendali
🛠️ Adattabilità alle dimensioni aziendali
Il noleggio di stampanti multifunzione si adatta a qualsiasi settore e dimensione aziendale:
🏨 Strutture ricettive: Volumi di stampa adattabili alla stagionalità.
💼 Studi professionali: Accesso a tecnologie avanzate di scansione e archiviazione documentale, fondamentali per la digitalizzazione degli studi professionali.
🌟 PMI manifatturiere: Soluzioni robuste per la gestione di documentazione tecnica, ordini e bolle, con possibilità di integrare i dispositivi con i software gestionali già in uso.
🛍 Attività commerciali: Dispositivi multifunzione che sostituiscono efficacemente diverse stampanti sparse nei vari uffici, ottimizzando spazi e risorse.
Questa flessibilità permette alle aziende di avere solo ciò che serve, evitando sprechi e inefficienze.
📅 Crescita e contrazione aziendale
Le esigenze di stampa di un’azienda non sono statiche, ma evolvono nel tempo in base a:
📈Espansione delle attività: L’apertura di nuove sedi o l’ampliamento degli organici richiede un adeguamento delle risorse tecnologiche.
👠Stagionalità: Alcuni business hanno picchi di attività in determinati periodi dell’anno che comportano maggiori volumi di stampa.
🛠️Riorganizzazioni: Fusioni, acquisizioni o ristrutturazioni possono modificare radicalmente le necessità operative.
I contratti di noleggio offrono clausole di flessibilità, consentendo di:
➡️Aggiungere dispositivi in caso di crescita.
⬆️Sostituire stampanti con modelli più adatti.
⬇️Ridurre il numero di dispositivi se necessario.
Un’azienda del settore turistico, caratterizzato da forte stagionalità, ha implementato una soluzione di noleggio flessibile che le ha permesso di modulare la capacità di stampa alla stagionalità, ottenendo un risparmio annuale stimato del 18% rispetto alla precedente configurazione statica.
🏰 Personalizzazione delle soluzioni
Ogni azienda ha esigenze diverse, tra cui:
✔️Volume di stampa: dal basso volume delle piccole imprese ai milioni di pagine mensili delle grandi organizzazioni
✔️Tipologia di documenti: dalle semplici stampe in bianco e nero ai materiali marketing a colori ad alta risoluzione
✔️Funzionalità avanzate: Scanner, archiviazione digitale, integrazione con sistemi di gestione documentale
Con il noleggio, è possibile scegliere dispositivi e funzionalità su misura, garantendo massima efficienza e ottimizzazione dei costi.
🔄 Sostituzione di più dispositivi con una multifunzione di gruppo
Una delle soluzioni più vantaggiose per le piccole attività e gli studi professionali è la sostituzione di diverse stampanti nei vari uffici con una multifunzione centralizzata:
✔️ Riduzione dei costi: Minor numero di dispositivi da mantenere e rifornire.
✔️ Ottimizzazione degli spazi: Eliminazione di apparecchiature sparse negli uffici.
✔️ Centralizzazione della gestione: Monitoraggio unificato dell’utilizzo e dei costi.
✔️ Accesso a funzionalità avanzate: Possibilità di utilizzare scanner professionali, sistemi di finitura e altre opzioni altrimenti inaccessibili.
Uno studio di consulenza di Olbia ha sostituito sei stampanti desktop con una multifunzione di gruppo a noleggio, ottenendo:
📉 Riduzione del 40% nei costi di materiali di consumo.
⚡ Diminuzione del 30% nel consumo energetico.
🚀 Miglioramento significativo nella qualità e velocità di stampa.
📁 Nuove funzionalità di scansione e archiviazione precedentemente non disponibili.
🚀 Ottimizzazione della produttività e dell’efficienza
🔧 Accesso alle tecnologie più avanzate
Il noleggio permette alle aziende di accedere a stampanti multifunzione all’avanguardia che offrono:
📄 Velocità di stampa superiori: fino a 100 pagine al minuto.
🎨 Qualità di stampa professionale: risoluzione elevata e calibrazione precisa dei colori.
📑 Funzionalità avanzate di scansione: OCR, conversione automatica e indicizzazione documentale.
☁️ Integrazione con il cloud: compatibilità con Dropbox, Google Drive e OneDrive.
📡 Connettività migliorata: stampa da mobile e integrazione con Microsoft Teams.
🖥️ Interfacce intuitive: schermi touch e workflow personalizzati.
Uno studio condotto da IDC ha dimostrato che l’adozione di dispositivi multifunzione di ultima generazione può ridurre fino al 40% il tempo dedicato alla gestione dei documenti, liberando risorse preziose per attività a maggior valore aggiunto.
⏳ Riduzione dei tempi di inattività
I contratti di noleggio includono generalmente servizi di manutenzione preventiva e correttiva che garantiscono:
⚙️ Interventi rapidi in caso di guasto: Tempi di ripristino garantiti entro un tempo prestabilito.
📅 Manutenzione programmata: Interventi periodici per prevenire malfunzionamenti.
🔍 Monitoraggio proattivo: Sistemi che rilevano potenziali problemi prima che causino interruzioni.
🖨️ Fornitura automatica di materiali di consumo: Eliminazione del rischio di restare senza toner nel momento del bisogno.
🔧 Disponibilità immediata di parti di ricambio: Nessuna attesa per ordinare componenti
Secondo dati di settore, le aziende che hanno implementato contratti di noleggio con servizi di manutenzione inclusi hanno registrato una riduzione dei tempi di inattività fino all’85% rispetto a quelle che gestiscono internamente la manutenzione dei dispositivi di proprietà.
Per un hotel o un resort in piena stagione turistica, la garanzia di intervento entro poche ore in caso di guasto rappresenta un valore inestimabile, evitando disservizi ai clienti e garantendo la continuità operativa in periodi critici.
📂 Ottimizzazione dei processi documentali
Le moderne stampanti multifunzione a noleggio offrono funzionalità che vanno ben oltre la semplice stampa, consentendo di digitalizzare e ottimizzare interi processi aziendali:
📑 Digitalizzazione documentale: Conversione di archivi cartacei in formato digitale, con conseguente risparmio di spazio e miglioramento dell’accessibilità.
🔄 Workflow automatizzati: Creazione di flussi di lavoro per l’instradamento automatico dei documenti ai destinatari corretti.
🖥️ Integrazione con sistemi gestionali: Collegamento diretto con ERP, CRM e altre piattaforme aziendali.
🔍 Archiviazione intelligente: Classificazione automatica dei documenti basata sul contenuto.
Un’agenzia immobiliare di Olbia ha implementato un sistema di scansione e archiviazione automatica dei contratti tramite la multifunzione a noleggio, riducendo del 50% il tempo dedicato alla gestione documentale e migliorando drasticamente la capacità di ricerca delle informazioni storiche.
♻️ Sostenibilità e Responsabilità Ambientale
🌱 Riduzione dell’Impatto Ambientale
Il noleggio di stampanti multifunzione contribuisce significativamente alla sostenibilità ambientale delle operazioni aziendali:
💡 Dispositivi più efficienti: I modelli recenti consumano fino al 50% di energia in meno rispetto ai dispositivi di generazione precedente.
♻️ Funzionalità di risparmio: Impostazioni eco, stampa fronte/retro automatica, modalità di risparmio energetico avanzate.
📝 Materiali di consumo ottimizzati: Toner ad alta resa, riduzione degli sprechi, programmi di riciclo inclusi.
⏳ Ciclo di vita controllato: Garanzia che i dispositivi vengano ricondizionati o smaltiti secondo normative ambientali rigorose al termine del contratto.
🌍 Ottimizzazione delle risorse: Il monitoraggio dell’utilizzo consente di redistribuire i dispositivi in base alle reali necessità, riducendo il numero complessivo di apparecchiature necessarie.
Uno studio Quocirca per i principali produttori di soluzioni di stampa ha rivelato che le aziende che adottano programmi di noleggio gestito riducono in media del 30% le emissioni di CO2 legate alla stampa e del 25% il consumo di carta.
📚 Conformità alle Normative Green
La crescente attenzione alla sostenibilità ha portato all’introduzione di numerose normative che impongono alle aziende di ridurre il proprio impatto ambientale:
⚖️ Direttive europee WEEE: Regolano lo smaltimento delle apparecchiature elettroniche.
✨ Standard Energy Star: Definiscono requisiti minimi di efficienza energetica.
🌱 Certificazioni ambientali: ISO 14001 e altre certificazioni richiedono programmi di gestione ambientale strutturati.
📊 Reporting di sostenibilità: Sempre più aziende devono rendicontare le proprie performance ambientali.
I fornitori di servizi di noleggio garantiscono la conformità a queste normative, fornendo:
- Documentazione completa sullo smaltimento
- Reportistica sull’impatto ambientale
- Programmi di compensazione delle emissioni
- Soluzioni certificate secondo i più recenti standard
🏡 Iniziative di Economia Circolare
Il modello di noleggio si allinea inoltre perfettamente con i principi dell’economia circolare:
♻️ Estensione del ciclo di vita: I dispositivi vengono ricondizionati e riutilizzati in contesti diversi dopo il primo ciclo di noleggio.
⚒️ Riparazione e riutilizzo: I componenti vengono rigenerati anziché sostituiti quando possibile.
👁️ Riciclo dei materiali: Al termine del ciclo di vita utile, i materiali vengono recuperati e reimmessi nel ciclo produttivo.
⚡ Riduzione dei rifiuti elettronici: Minor quantità di e-waste destinato alle discariche.
Diverse aziende leader nel settore del noleggio hanno implementato programmi di economia circolare che garantiscono:
✅ Una seconda vita per oltre l’80% dei dispositivi ritirati.
♻️ Il recupero di oltre il 90% dei materiali dai dispositivi non più utilizzabili.
Grazie a dispositivi ottimizzati, conformità normativa e iniziative di economia circolare, è possibile ridurre l’impatto ambientale e migliorare la gestione delle risorse aziendali.
🎯 Come Scegliere il Giusto Fornitore di Noleggio
Dopo aver esaminato i vantaggi economici e finanziari del noleggio rispetto all’acquisto, la protezione dall’obsolescenza tecnologica, la flessibilità e scalabilità per adattarsi alle esigenze aziendali, nonché il miglioramento della produttività, efficienza e sostenibilità, è fondamentale capire come selezionare il miglior fornitore per il noleggio di una stampante multifunzione.
Vediamo quali aspetti considerare per fare la scelta più vantaggiosa per la tua azienda.
Per poter valutare al meglio le diverse offerte presenti sul mercato, è fondamentale tenere conto di tre aspetti fondamentali:
- Avere chiare le esigenze della propria azienda;
- Analizzare le differenze tra i diversi contratti;
- Verificare la disponibilità di assistenza in loco.
🔍 Valutazione delle Esigenze Aziendali
Prima di sottoscrivere un contratto di noleggio, è fondamentale analizzare attentamente le proprie necessità:
📄 Volume di stampa mensile: Stima realistica delle pagine stampate mensilmente, suddivise per bianco/nero e colore.
🖨️ Tipologia di utilizzo: Necessità di scansione, copia, funzioni avanzate di finitura.
🌍 Distribuzione geografica: Numero di sedi e loro dislocazione.
🔒 Requisiti di sicurezza: Livello di protezione necessario in base alla tipologia di documenti gestiti.
🔗 Integrazione con sistemi esistenti: Compatibilità con l’infrastruttura IT già presente.
💰 Budget disponibile: Definizione del tetto massimo di spesa sostenibile.
Una valutazione accurata permette di selezionare la soluzione più adeguata, evitando di pagare per funzionalità superflue o, al contrario, di scegliere dispositivi sottodimensionati.
Analisi dei Contratti e dei Livelli di Servizio
I contratti di noleggio possono variare significativamente in termini di:
Durata: Tipicamente da 24 a 60 mesi (fino a 72) con implicazioni sui canoni mensili.
Costi inclusi: Verificare cosa comprende esattamente il canone (manutenzione, materiali di consumo, ecc.).
Assistenza Inclusa: Tempi garantiti di intervento in caso di guasto.
Penali: Condizioni applicate in caso di superamento dei volumi concordati.
Clausole di uscita: Possibilità e costi di rescissione anticipata.
Opzioni fine contratto: Rinnovo, sostituzione o riacquisto dei dispositivi.
Scalabilità: Possibilità di modificare la configurazione durante il contratto.
Se, come è consigliabile, si richiedono più preventivi è bene confrontarli attentamente, prestando attenzione a tutte clausole, soprattutto quelle in piccolo che potrebbero nascondere costi imprevisti.
Non bisogna mai dare nulla per scontato. Se una cosa non è chiara, meglio fare una domanda in più prima della firma. Così si evitano malintesi e impegni dai quali non è facile poter tornare indietro.
📊 Formule Contrattuali con Costo Copia
Una delle formule contrattuali più utilizzate per il noleggio di stampanti multifunzione è quella con il costo copia, che oltre al canone di noleggio, prevede un costo prestabilito per ogni copia prodotta:
📜 Noleggio con costo copia completo: Include tutti i materiali di consumo (anche carta), manutenzione e assistenza.
🖨️ Noleggio con costo copia base: Include toner, manutenzione e assistenza.
📄 Noleggio con copie incluse: Prevede un numero predefinito di stampe mensili con costo aggiuntivo per le eccedenze.
In sede di valutazione di diversi preventivi è opportuno verificare la presenza o meno di una formula costo copia, per identificare chiaramente i servizi inclusi e i relativi costi.
🛠️ Servizio di Assistenza Locale: Un Elemento Cruciale
Un altro elemento cruciale da valutare quando si confrontano più offerte è la presenza e la qualità e tempestività del servizio di assistenza locale rappresenta un elemento decisivo:
👨🔧 Presenza di tecnici nel territorio
🔄 Disponibilità di ricambi in loco
📞 Supporto telefonico in italiano
🖥️ Monitoraggio remoto proattivo
È consigliabile verificare con altre aziende locali l’effettiva qualità del servizio offerto dai vari fornitori presenti sul territorio, privilegiando quelli con una comprovata efficienza e tempestività negli interventi, soprattutto nei periodi di alta stagione quando un fermo macchina può avere impatti significativi sull’operatività.
📌 Conclusioni: Il Noleggio come Scelta Strategica
Il noleggio di stampanti multifunzione rappresenta molto più di una semplice alternativa all’acquisto: è una decisione strategica che può influenzare positivamente numerosi aspetti della gestione aziendale.
I benefici evidenziati in questo articolo – dalla flessibilità finanziaria all’accesso alle tecnologie più avanzate, dalla riduzione dell’impatto ambientale alla maggiore sicurezza dei dati – dimostrano come questa soluzione possa contribuire significativamente al miglioramento delle performance complessive dell’organizzazione.
🔑 Per massimizzare i benefici del noleggio, è fondamentale:
- Effettuare una valutazione accurata delle proprie necessità.
- Scegliere un partner affidabile con un servizio di assistenza efficiente.
- Definire un contratto su misura allineato agli obiettivi aziendali.
📈 In un contesto economico in continua evoluzione, caratterizzato da innovazione tecnologica e attenzione alla sostenibilità, il noleggio si afferma come la soluzione ideale per trasformare un semplice centro di costo in un asset strategico per il business.
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